Как планировать свой день. Какие инструменты и техники можно применять, чтобы планирование было эффективным

Кто хочет все успевать и к концу дня оставаться бодрым и полным энергии, тому не избежать грамотного планирования дел на день. Но просто составить список ежедневных дел – это далеко не все, что нужно сделать для оптимального распределения времени.

Как правильно распланировать свой день? Какие проверенные методы применить? Это решается индивидуально.

Инструменты для планирования

Как правильно планировать свое время? Инструментов множество, на любой вкус – можно пользоваться блокнотом с ручкой, или освоить одну из компьютерных программ, помогающих в составлении перечня задач, пробовать другое – найти лично для себя самый удобный вариант.* Применяют инструменты:

Календарь для списка планов на день. Календарь удобно синхронизировать с компьютером и телефоном. И заносить дела – рабочие, личные, важные, второстепенной важности. Пополнить список можно в любой момент, а напоминание приходит на телефон. Чтобы четко ориентироваться во времени, следует заносить даже мелочи – с указанием необходимого временного промежутка. Это дает возможность трезво оценивать свои возможности в любую минуту. В течение недели список претерпевает изменения. Для корректировки нужно делать перерывы (например, получасовые) между делами.
Заметки в телефоне. Лайфхак - как вести список дел – делать заметки в телефоне. Тут удобно планировать месячный или недельный бюджет, составлять списки покупок, фиксировать полезные идеи. Заметки лучше делать разноцветными: для работы – один цвет, для личной жизни – другой, для семьи – еще какой-либо. Если в календаре оставить пункт «Планирование трат», в заметках нужно его составить. В календаре нужно настроить напоминалки о важных делах, к примеру, передаче показаний счетчиков.

Составление списков дел

Важная составляющая планирования - как составить список дел на день. Нужно учесть, любое, самое незначительное занятие занимает определенный отрезок времени. Для получения адекватного графика следует записывать ВСЕ дела, учитывать периоды работы, отдыха, домашних занятий, прочее.

Люди ежедневно выполняют бытовые обязанности. И следует тщательно просчитать – как долго этим необходимо заниматься. И установить оптимальный баланс между рабочими и домашними задачами.

Набрасывая заметки, следует сразу разделять их по сферам жизни – дом, работа, личная жизнь, другое. При составлении общего перечня эти заметки присутствуют в обоих списках. Что теряет срочность – пусть остается просто в заметках. Выполненная задача удаляется из обоих списков.

Как правильно планировать день

Как планировать день, чтобы все успевать? Необходимо избавиться от многозадачности. То есть ориентироваться необходимо не на количество, а на качество выполненных пунктов. Следует ставить цель с четкими временными рамками, требуется добиваться высокого результата.

Не важно, сколько прочитано книг, важно – сколько полезных знаний усвоено. Поэтому, разбираясь, как планировать свой день, начинать нужно с малого. Требуется выработать навык выполнения дел в полном запланированном объеме. Для этого нужно терпение и полная осознанность.

Список ненужных дел

При нехватке времени можно составить список того, чего не следует делать. Для этого рекомендуется скрупулезно анализировать все занятия и выявить дела, не приносящие пользы – ни для карьеры, ни для личной жизни. Если анализировать все, то вскоре выяснится, что отнимает время, не принося пользы. Тогда можно делать выводы: к примеру, не назначать встречи всем, кто об этом просит; не выполнять вручную то, что можно автоматизировать; не допускать, чтобы перерыв затягивался более ранее определенного периода.

Составленный список задач следует периодически обновлять.

Группировка дел

Мозг обычного человека не может выполнять сразу несколько задач. Поэтому он осуществляет свою деятельность поэтапно – прекращает выполнять одну задачу, подключается к другой. Это требует времени. Немного, но в течение дня таких переключений множество. Теряется энергия, эффективность рабочего процесса несколько снижается. Поэтому, если актуален вопрос «как правильно планировать время и все успевать», рекомендуется группировать задачи. Актуальные примеры:

Телефонные звонки. Если есть необходимость связываться по телефону с людьми – стоит составить перечень таких контактов и сделать звонки в один заход.
Электронная почта, веб-сервисы для обмена сообщениями. Проверять мессенджеры и отвечать на письма и сообщения лучше один-два раза в день – на все сразу.
Задачи. Выполнять запланированные задачи нужно последовательно.
Планирование. Для него лучше выделить время заранее, чтобы обстоятельно поработать над этим вопросом.

Техника помидора для планирования

Техника помидора – простая и эффективная система тайм-менеджмента, придуманная итальянцем Франческо Черилло. Будучи студентом, он страдал от того, что с большим трудом сосредотачивался на занятиях. И тогда он решил проблему с помощью кухонного таймера – у него был в виде помидора.

Суть метода Pomodoro – разделение рабочего времени на отрезки по полчаса. Из них 25 минут – работа, 5 – отдых. Затем – новый помидор. Производительность измеряется помидорами. Планировать время следует заранее.

Списки можно составлять на бумаге и использовать обычный кухонный таймер, или применять специальные приложения. Интервал нужно подобрать под себя опытным путем.

Награда за выполнение ежедневных дел

В любом списке дел нужно постараться назначить даты выполнения. Даже если задача на данный момент не ограничена по времени – следует поставить дату. И все даты хранить в одном месте – для наглядности и моментальной доступности.

И очень важный аспект результатов планирования – награда за выполнение. Безусловно, сам факт выполнения приятен. Но еще лучше будет придумать систему наград. Они могут быть самыми разными – от любимой еды до пополнения счета в банке, от просмотра интересного видео до организации путешествия.